Immer noch basiert ein hoher Prozentsatz der Informationen, die in einem Unternehmen vorliegen, auf papierbasierten Dokumenten unterschiedlichster Formate und Layouts. Ein enormes Potential erschließen  Sei daher mit Prozessen, die Papierdokumente (Bestellungen, Rechnungen als Brief oder Fax) auslesen und die ausgewerteten Daten in rückhaltige Systeme (i.d.R. ERP-Warenwirtschaft) überführen, damit die Informationen auf elektronischem Weg weiterverarbeitet und archiviert werden können.

Prozessorientierte Verarbeitung von Papierbelegen

Im Ergebnis bedeutet sie, dass die mit hohem Aufwand verbundene manuelle Erfassung eingegangener Papierbelege entfällt. Die Zeitspanne zwischen Dokumenteneingang und weiterer Bearbeitung innerhalb der Auftragskette sinkt auf einen Bruchteil der herkömmlichen Erfassung. Daraus ergeben sich signifikante Zeit- und Kostenvorteile. Und weiter: auch Fehlerreduzierungen während der manuellen Erfassung entfallen.

Basis für die elektronische Verarbeitung von Papierbelegen ist die standardisierte Lösung vom Papier zum Prozess. In einem ersten Schritt werden Daten aus traditionellen Medien wie Papier und Fax mittels OCR digitalisiert. Anschließend werden alle Daten aus dem Dokument mittels Intelligent Character Recognition (ICR) gelesen und validiert. Die dabei erfolgende Analyse  ermittelt, um welchen Geschäftsfall (z.B. Bestellung, Rechnung, Reklamation, etc.) und um welchen Geschäftspartner es sich handelt. Eserfolgt also  ein Abgleich mit Daten der internen Systeme.

Doch was geschieht bei Belegen mit geringem Erkennungsgrad? Zur Validierung und einer ggf. erforderlichen Datenanreicherung sind Mitarbeiter in den Prozessablauf integrierbar.
Die Kombination technischer und manueller Prozesse erhöht die Datenkonsistenz entscheidend. Nach der Archivierung und Indexierung der Belege, kann der entsprechende Geschäftsfall durch die zuständigen Mitarbeiter abschließend bearbeitet und freigegeben werden (Genehmigungsverfahren). Da auch dies, Workflow-basiert erfolgt, können jederzeit weitere Fachkollegen rollenbezogen in den Prozessablauf integriert werden.